Galėčiau teigti, kad vidinė komunikacija – viena iš sričių, kuri turi didelį potencialą didinant organizacijos pajėgumus ir rezultatus. Ir tuo pačiu viena iš tų, su kuria organizacijos tvarkosi gana sunkiai.
Jei esate vadovas, pasidarykite sau tokį testą: nueikite pas pagrindinius, sprendimus priimančius žmones ir pasitikrinkite šiuos dalykus:
– Kokia informacija jie naudojasi priimant sprendimus;
– Kiek patogu ja naudotis;
– Kaip greitai ši informacija surenkama;
– Kiek tiksli informacija, kuria naudojasi;
– Kokia tikimybė svarbią informaciją pamesti, pamiršti.
Bent jau aš dažnai nustembu atsakymais – po jų jausmas, kad vadovai yra garantuoti kolegų sprendimais, dažniausiai neaplanko. Žinoti, kokiais informacijos šaltiniais naudojasi darbuotojai priimantys sprendimus, kokie šaltinių apribojimai yra tai, ką turėtų žinoti ir vadovas.
Dar kitaip viską pamatai, kai užduodi sau klausimą: kodėl tie žmonės yra pasamdyti? Tikrai ne tam, kad duomenis tvarkytų, o tam, kad sprendimus priiminėtų. Šioje vietoje galima gauti puikių išvadų darbo optimizavimui ir automatizavimui.
Dar vienas stebinantis dalykas – kad daugybėje organizacijų vidine komunikacijos sritimi laikoma tik tai kas susiję su vertybių formavimu, kultūra, bendru gyvenimu organizacijoje. Tai stipriai susiaurintas požiūris. Labai retai kalbama apie tokius vidinės komunikacijos dalykus kaip kasdieninę informaciją, reikalingą kiekvienam darbuotojui, kad jis darbą padarytų, pavyzdžiui:
– Organizacijos tikslų, strategijos palaikymas. Žmogus turi turėti informaciją kuri leidžia jam susiorientuoti, žinoti ką padaryti, kas vyksta su strategija bei tikslais jo veiklos srityje. Tiesa, čia itin didelio vidinės komunikacijos dažnio nereikia, tačiau bendrinis informacijos srauto palaikymas – ir atnaujinimas – būtini;
– Informacija kasdieninėms darbo operacijoms atlikti. Tai nėra paprasta užduotis: dažniausiai, kai reikia susirinkti informaciją iš įvairių šaltinių (IT sistemų, kolegų, vadovų, trečiųjų šalių) ji tampa ir gan imlia laikui. Tačiau tuo pačiu čia slepiasi galimybės kažką padaryti protingiau, efektyviau – tik dažnai tai nusikelia tarsi „ į antrą planą“;
– Įvairių organizacijos veiklų suderinimą. Čia kalbu apie informaciją, kuri leidžia susiderinti veiklą su kitais žmonėmis. Dažniausiai tai apie planavimą (nebūtinai formalų – jis gali būti ir žodinis) – kai žmonės sutaria ką, kada ir kas darys. Sutartus planus gyvenimas dažnai pakoreguoja ir čia reikia mokėti laiku juos pakeisti. Jei ši vieta nevaldoma, dažniausiai tai būna neprasmingų konfliktų vieta.
Kalbant paprastai, vidinė komunikacija organizacijoje yra apie informacijos, reikalingos darbams padaryti ir gyventi organizacijoje, sklaidą.