Straipsniai

Planai, darbo planavimas: keliai Ir klystkeliai

By 2020 20 spalio1 gruodžio, 2022No Comments

Organizacijose planai, darbo planavimas dažniausiai nėra pats mėgstamiausias vadovų užsiėmimas. Iš to, ką pastebiu, galiu daryti išvadą, kad priežasčių yra ne viena, ir visos jos sukurtos mūsų pačių. 

Viena jų, planai vėliau naudojami vertinimui, kai plano numatytas rezultatas lyginimas su faktu, pagal tai priklijuojant etiketę „gerai“, „blogai“ ne veiklai, o žmogui. Būtų visai kita, jei žvelgtume į plano prielaidas ir lygintume jas su faktine situacija, žiūrėdami, ko išmokome, ką galima daryti kitaip, kokį elgesį formuoti, o ne užsiimtume „teismu“. 

Kita priežastis, kad darbo planavimas yra formalus, ir niekas jo nelaiko rimtu užsiėmimu, mano, kad bus, kaip bus, o planuojant veltui gaištamas laikas. 

Dar atskira planų rūšis yra sudarymas tokių planų, kuriuos pasiekti yra beveik neįmanoma, ir tų planų tikslas – ne turėti valdymo įrankį, o parodyti „drąsą“, pasirengti pagrindą pseudo motyvacijai „stenkimės, nedarome planų“.

Jei man užduotų klausimą, kas man yra planas, darbo planavimas, atsakyčiau:

  • Tai būdas susikurti ateities matymą;
  • Tai būdas suprasti, kokius apribojimus turime planams pasiekti ir ką galime su jais padaryti;
  • Tai būdas suprasti, ką apie būsimą periodą mąsto žmonės, kurie įgyvendins planą;
  • Tai būdas suderinti, koordinuoti įvairių padalinių veiklas ir resursus;
  • Tai įrankis, kuris parodo, kur link turime nukreipti dėmesį;
  • Tai būdas sukurti vienodą komandos matymą, ką darysime artimesnėje ir tolimesnėje ateityje;
  • Tai atspirties taškas, kai vertiname savo rezultatus ir ieškome geresnių sprendimo būdų;
  • Tai mokymai vadovams dirbti kartu;
  • Tai galimybė pamatyti veiklų išraišką skaičiais.

Šis sąrašas gimė ekspromtu.

Jei kas paklaustų, koks darbo planavimas yra vertingas organizacijoms, atsakyčiau:

  • Ilgalaikis darbo planavimas. Dažniausiai jis susijęs su norais. Koks laiko tarpas yra ilgalaikis, priklauso nuo veiklos specifikos. Labai dinamiškose srityse tai gali būti ir dveji metai, kitur ir penkeri. Jie būtų svarbūs suvokimui, kam turime daryti paruošiamuosius darbus, ieškoti sprendimų, kuriuos reiks įgyvendinti. Jei turime ilgalaikius planus, didesnė tikimybė, kad komanda pradės atkreipti dėmesį į aktualią išorės ir vidaus informaciją, susijusią su šių planų įgyvendinimu. Šie planai neturėtų būti detalūs, pakanka pagrindinių įvykių, nuo kurių galima skaičiuoti veiksmus atgal. Dažniausiai jais nesinaudojame valdydami kasdieninę veiklą. Vieno lapo dokumento paprastai pakanka tokiems planams pateikti.
  • Metų planai. Tai planai, kuriuose matyti pagrindiniai rodikliai, pokyčiai, kuriuos įgyvendiname ir kurie dar neduoda rezultatų. Atskira tokių planų forma – biudžetai. Šie planai svarbūs, kad suprastume, ką pasieksime šiais metais. Matydami metų plano nuokrypius, dar galime padaryti pokyčius ar priimti kitus sprendimus. Pagrindinėms prielaidoms (KPI) ir pokyčiams surašyti pakanka vieno – dviejų lapų. Biudžetų plotis ir gylis priklauso nuo organizacijos požiūrio.
  • Operaciniai planai. Tai planai konkrečiam periodui, kurį jau galime prognozuoti tiksliai. Šie planai reikalingi, kad organizuotume kasdieninę veiklą, suderintume resursų naudojimą. Dažniausiai jie sudaromi pagal tas pačias prielaidas, kaip ir metiniai. Dažniausiai toks planas sudaromas į biudžeto formą sudedant paskutinio periodo faktines ar šiek tiek pakoreguotas prielaidas. Tokių planų plano ir fakto skirtumas dažniausiai rodo vadovų komandos valdymo kokybę, t. y. kiek ir kaip realiai organizacija pasinaudoja rinkos galimybėmis.

Planų tikslumas priklauso nuo to, kaip tiksliai matome prielaidas. Deja, organizacijos gyvenime daugelį prielaidų tiksliai matome tik labai trumpam laikotarpiui. Iš esmės, planai yra suvestinis prielaidų rezultatas. Kiek sugebėsime pakeisti prielaidas, tiek pasikeis ir planai. Prielaidų temai žadu skirti atskirą įrašą.

Ne mažiau svarbu ir tai, kad kartais organizacijai svarbūs dalykai nesutampa su kalendoriniais ciklais. Pavyzdžiui, yra ryškūs sezonai, projektai neprasideda ir nepasibaigia kartu su mėnesio pradžia. Šiuos dalykus būtina įtraukti kaip atskirus plano elementus.

Kartais labai naudinga turėti „slenkantį“ planą, kuriame matytume, pavyzdžiui, visada tris mėnesius į priekį su esamomis ar jau koreguotomis prielaidomis.

Daugiau Mokymuose vadovams


MOKYMAI:


Taip pat kviečiu skaityti mano asmeninį tinklaraštį Linkedin’e.

Parašykite komentarą